Come gestire il tempo per riuscire a fare tutto

In questo articolo imparerete quali sono le migliori tecniche che abbiamo sperimentato sul come gestire il tempo quando si hanno molti impegni.

Facciamo subito un riassunto per poi analizzarle nello specifico:

• Non si gestisce il tempo, si gestisce sé stessi
  
• Definire le priorità
  
• Dividere per step
  
• Trovare un “Luogo di Produttività”
  
• Utilizzare i tempi morti
  
• Le “scatole” di tempo
  
• Utilizzare i weekend (con moderazione)

Perché sottolineo “che abbiamo sperimentato”?

Perché sarei un falso a dirvi che sono le migliori tecniche in assoluto per riuscire a fare qualsiasi cosa nell’arco della giornata.

Non esistono leggi matematiche per queste cose. 

Ma posso assicurarvi che da quando le ho imparate lavorando con il team di start2impact, non me ne stacco più.

Siete pronti a scoprirle? Iniziamo subito allora.

Roma, Via Dardanelli. Giovedì 29 Novembre, Ore 16:45.

Sono in ufficio e sto rispondendo all’ultima mail della giornata, perchè poi dovrò prepararmi per andare in stazione, prendere il treno e tornare a casa a preparare un esame universitario che avrò tra poco più di un mese.

Fino a quest’estate non avrei mai immaginato di uscire alle 7 del mattino di casa, rientrare alle 19 e mettermi su una scrivania a studiare.

Ho sempre organizzato tutto in modo da finire le mie cose da fare alle 17, per poi dedicarmi al cazzeggio più totale fino alle 23.

Adesso però lavoro, studio, e cerco anche di avere una vita sociale abbastanza serena.

Se non avessi imparato a come gestire meglio il tempo, avrei mollato tutto dopo una settimana di lavoro.

Ho imparato come ci si sente in questi casi: la mattina in università, il pomeriggio studio, attività fisica, caffè con gli amici, ma la giornata sembra non bastare. 

Figuriamoci se ci si aggiunge anche un lavoro, dove si trova il tempo di “vivere”?

Piccola premessa: quelle che sto per illustrare, come vi ho già detto, sono 7 tecniche sul come gestire il tempo che ho provato personalmente e che mi permettono di fare tutti i miei doveri nel corso della giornata.

(sono sincero, a volte capita che non riesco a fare tutto, ma capita a chiunque, chi scrive il contrario non lo dice solo perché altrimenti non risulta più un esperto del settore)

Comunque, ciò che sto per condividere non funzionerebbe se alla base di tutto non ci fosse un minimo di sacrificio e tanta determinazione per raggiungere un obiettivo.

Se non rientrate in quel gruppo di esseri umani che nella vita vogliono lottare per inseguire il proprio sogno, smettete di leggere le mie parole.

Se invece fate parte dell’1% rimanente, cominciamo a fare sul serio. 

1. NON GESTIRE IL TEMPO, GESTISCI TE STESSO

Sarò breve e conciso.

La giornata che abbiamo a disposizione ogni giorno è composta da 24 ore. 

Di queste 24 ore, in media 6/7 (almeno si spera) le passiamo giustamente a dormire.

Rimangono dunque 17/18 ore.

Nessuna tecnica, nessuna applicazione le farà aumentare o fermerà il tempo. 

Avremo sempre e comunque quel numero di ore a disposizione.

Perciò è sbagliato pensare: “devo avere più tempo”. 

Pensiamo invece a “come gestire meglio il tempo”.

Sembra una cosa banale, ma come tutte le cose banali viene spesso dimenticata.

Per esperienza personale, vi dico che cercare di fare sempre le nottate, dormire meno ore per chiudersi a studiare o a fare qualsiasi altra cosa non serve a nulla. 

Significa non aver sfruttato le ore che avevamo prima.

In questo momento starete pensando: “Ma se la mattina sono in università e il pomeriggio devo studiare, quali ore dovrei sfruttare secondo te genio?”

Non avete tutti i torti, ma posso assicurarvi che il tempo che abbiamo a disposizione durante l’Università (se proprio vogliamo quantificarlo) non lo avremo mai più in tutta la vita.

Lavoro, una casa da gestire se andrete a vivere soli, sono tutti impegni che si aggiungono a quelli che già si hanno e spesso occupano il doppio delle ore rispetto all’Università se non li sappiamo organizzare.

Il nostro dovere oggi dovrebbe essere tecnicamente solo quello di studenti (o almeno così ci hanno insegnato).

Purtroppo non per tutti la vita è così, ma tendenzialmente una volta studiato non dovremmo avere altri obblighi improrogabili da portare avanti.

La palestra, gli amici, lo sport agonistico… sono tutte attività che potremmo gestire in autonomia.

Come gestire il tempo quindi nel migliore dei modi? 

Con la seconda tecnica di questo articolo.

Tenetela a mente perché è la più importante di tutte: la definizione delle priorità.

Vediamo insieme come funziona.

2. DEFINIRE LE PRIORITÀ

Molte volte ai tempi delle superiori mi capitava di arrivare a fine giornata e dire “oggi ho fatto un sacco di cose, sono stanchissimo”.

Allo stesso tempo mi accorgevo che mancavano ancora tantissime pagine da studiare ed era già ora di cena.

Sarà capitato a tutti voi di trovarsi in una situazione del genere.

Analizzandola oggi, ho capito che effettivamente facevo molte cose durante la giornata (palestra, studio, mi aggiornavo sui blog di marketing, guardavo serie tv, aiutavo i miei con alcune commissioni etc.) ma le facevo nell’ordine sbagliato.

Così, tirando le somme della giornata appena passata, il mio obiettivo più importante, cioè prepararmi per l’interrogazione che dovevo fare, non era stato completato.

Non sapevo di fatto come gestire il tempo.

Invece di prendermi anche solo un’ora in cui seriamente avrei studiato, l’ho fatto per 20 minuti, poi sono stato distratto da un messaggio del mio amico che aveva un problema e voleva parlarne, era arrivato il momento di fare delle commissioni, finite quelle commissioni sono andato in palestra e la sera sono tornato a casa.

Tutto ciò non sarebbe successo se avessi preparato le cose da fare in base a delle priorità.

Definire le priorità significa capire quali sono gli obiettivi da raggiungere assolutamente nella giornata, quali possono essere cominciati e anche non terminati, quali non sono importanti e possono slittare al giorno dopo.

Solo in questo modo si può essere certi di non dimenticare le cose importanti da fare e portarle a termine.

Vi faccio un esempio applicabile anche alle attività che vi proponiamo di fare in piattaforma.

Mettiamo caso che domani abbiate un’ esame, oggi pomeriggio siete liberi e dovete solo accompagnare vostra madre a fare la spesa.

In più c’è un progetto personale su start2impact che volete completare per acquisire punti e far crescere il vostro radar skill.

Subito dopo pranzo, è arrivato il momento di priorizzare le attività del pomeriggio e mettersi al lavoro.

Potreste procedere così:

1° STEP: ripassare per l’esame (ha una scadenza tassativa).

Almeno per un’ora dalle 15 alle 16 la vostra concentrazione deve essere solo su questo obiettivo. 

Nessuna storia Instagram da controllare, nessun amico da consolare.

Per quel periodo di tempo il vostro focus sarà solo ed esclusivamente sui libri o sulla ripetizione degli argomenti chiave. 

In questo modo dovreste riuscire a ripassare decentemente per l’esame senza dover aprire di nuovo i libri fino a domani. (Se vi siete preparati adeguatamente, requisito che do per scontato)

2° STEP: progetto per start2impact (è importante per il vostro futuro)

Una volta finito di studiare, il vostro cervello sicuramente vi dirà che avrete tempo domani per pensare al progetto del Corso di start2impact, adesso potreste fare altro di più rilassante.

Questo è un altro modo per non realizzare mai quel progetto, e non entrare a far parte dell’1% di giovani in Italia che anticipano il loro ingresso nel mercato del lavoro di 5 anni rispetto ai loro coetanei.

Rimboccatevi le mani, e dedicando anche solo un’ora al vostro lavoro, potreste tranquillamente raggiungere un risultato ottimo.

3° STEP: spesa (è una necessità, ma potreste farlo anche domani)

Se avete finito di studiare alle 16, fatto una piccola pausa e lavorato al vostro progetto, potreste avere una mezz’ora per prepararvi e andare a fare la spesa che vostra madre vi ricorda da quando eravate in giro per casa appena svegli e in cerca di caffeina.

Cosa da non fare: in quel lasso di tempo tra la fine del progetto e la spesa, evitate assolutamente di guardare un episodio della vostra serie TV o di perdere tempo su Instagram.

Finireste per perdervi nella famosa frase “l’ultima puntata e poi vado”, da cui non si esce più.

Comunque, finita la spesa, dovreste riuscire a tornare a casa più o meno per le 19.

Prima di cena avreste ancora tempo per ripassare o fare altre attività, ma direi che potreste già ritenervi soddisfatti.

In questo modo avrete portato a termine tutti gli obiettivi della giornata, non vi ritroverete a dover ripassare di notte, e anzi potrete anche godervi un bel film sul divano prima di andare a dormire.

Ovviamente, questa era una situazione inventata, che ho utilizzato solo per farvi capire che se ci si concentra al 100% prima sulle cose più importanti, capendo come gestire il tempo al meglio, è possibile portare a termine tutti nostri obiettivi.

C’è una cosa che non vi ho detto per far sì che il sistema delle priorità funzioni a dovere, ed è contenuta nel prossimo consiglio.

3. NON PENSARE ALLA TOTALITÀ DELLE COSE DA FARE, DIVIDERE LE ATTIVITÀ IN STEP

Se solo pensassi ogni mattina a tutte le cose da fare durante la giornata, l’unica risposta che il mio cervello mi darebbe è: “rimani a letto, è meglio”.

Alzi la mano chi almeno una volta nella vita ha provato quel peso tra la gola e lo stomaco (la chiamano “ansia”) che ci prende quando si pensa alla miriade di cose da fare che ci aspettano.

Nel 90% dei casi, l’ansia è talmente forte che si reagisce non facendo nulla di quello che ci eravamo prefissati.La sera prima eravamo così carichi e determinati a far tutto.

Dopo sole 6 ore il nostro atteggiamento è cambiato.

Tutto questo è normale, perché il nostro cervello in genere tende a vedere le cose nel loro insieme, e non a spacchettarle in singoli step, che è molto più difficile a livello cognitivo.

Dovremmo invece allenarci a dividere le attività da svolgere in tanti piccoli blocchi e distribuirli nel corso della giornata, dividendoli per priorità. 

Lo strumento che mi aiuta di più in questo a caso è il semplice e innocente calendario del mio Mac.

Esattamente.

Per tanti anni è stato lì in silenzio, mai utilizzato.

Oggi è diventato il mio migliore amico.

Ogni mattina mi prendo dieci minuti per organizzare le cose che devo fare nell’arco della giornata, calcolo mediamente quanto tempo mi serve per farle e le dispongo in blocchi sul calendario.

La regola da seguire è solo una, e ve l’ho già spiegata: prima le attività con priorità alta, poi media, infine bassa.

Se purtroppo, come spesso capita, vedo che non tutto entra nel corso della giornata, sposto le attività con priorità bassa al giorno successivo o addirittura alla settimana dopo se sono davvero poco importanti.

Molte volte mi è capitato al mattino di avere in mente una decina di cose da fare durante il giorno.

Quando le andavo a disporre sul calendario capivo invece che quelle fondamentali da fare magari erano 6, e le altre 4 potevo distribuirle nel corso della settimana, alleggerendo non poco il carico di lavoro.

Questa tecnica richiede 10 minuti al giorno, ma mi risulta fondamentale oggi per gestire il mio tempo.

4. TROVARE IL PROPRIO “LUOGO DI PRODUTTIVITÀ”

A volte oltre che gestire il tempo dobbiamo gestire anche lo spazio.

Anche se non esiste un vero luogo ideale in cui studiare o lavorare, consiglio assolutamente di provarne molti diversi e trovare quello che chiamo “Luogo di produttività”.

Ovvero uno spazio fisico in cui riusciamo a concentrarci al massimo e a fare qualcosa in modo produttivo senza perdite di tempo.

Alcuni amano chiudersi nella propria camera, altri addirittura non sopportano il silenzio e preferiscono luoghi pubblici affollati come i parchi, oppure più silenziosi ma con qualche rumore di sottofondo tipo le biblioteche.

Il trucco di questa tecnica non sta in quale luogo scegliete di usare, ma consiste nell’associare dentro la vostra testa quel luogo al lavoro o allo studio.

Ad esempio, il mio luogo di produttività è il tavolo della sala da pranzo di casa mia. 

In particolare mi siedo sempre sulla sedia che è posta di fronte al muro e alla finestra.

Questo mi è estremamente utile perché so che quando mi siedo lì, si lavora sul serio.

Non ho altre distrazioni, e non le cerco nemmeno perché il mio cervello sa in automatico che quello è il mio luogo della produttività, e serve appunto a lavorare.

Se voglio perdere tempo c’è il divano a fianco.

Anche questa sembra una cosa banale.

Ma vi assicuro che se si innesca questo automatismo ogni volta che vi trovate nel vostro posto preferito in cui studiare/lavorare, sarà semplicissimo risparmiare tempo ed essere più produttivi.

5. UTILIZZARE I TEMPI MORTI

Quante volte rimaniamo bloccati nel traffico per ore, oppure su un treno, in metro, in fila alle poste…

Durante la giornata abbiamo tantissimi tempi morti, spesso anche molto lunghi.

La maggior parte delle volte li riempiamo controllando il feed di Facebook o Instagram.

Quanto tempo potremmo guadagnare invece se utilizzassimo i tempi morti in modo produttivo?

Quello che faccio spesso, se sono in ritardo con lo studio ad esempio, è sentire le registrazioni della lezione in treno, così quando torno a casa per studiare so già di cosa si è parlato a lezione e non devo perdere un’ora prima di scrivere appunti o studiare sul libro.

Oppure, se voglio sapere le ultime notizie di Marketing Digitale, ma sono in auto, invece di leggere articoli sui blog, ascolto podcast di esperti del settore senza dovermi distrarre alla guida.

I tempi morti, quando non sono molto brevi, sono una grande risorsa per guadagnare minuti preziosi e fare qualcosa di valore per la nostra crescita personale.

Non dico che bisogna studiare in questo lasso di tempo oppure fare qualcosa di impegnativo, quello si fa nei luoghi di produttività.

Sono utili per gestire il tempo in modo tale da sbrigare faccende che richiedono meno tempo, ma che ci risparmiano del lavoro che dovremmo fare dopo.

6. LE “SCATOLE DI TEMPO”

Questa è una delle tecniche per gestire il tempo più usate dai Project Manager di tantissime grandi aziende.

(In breve, il Project Manager è colui che programma la realizzazione di un progetto o un’attività aziendale tenendo conto dei costi, delle risorse, dello scopo e della qualità).

Ciò non significa comunque che le scatole di tempo non possono essere utilizzate anche da un “semplice” studente.

Come funzionano?

Essenzialmente, la regola su cui si poggiano è una: fissare una scadenza rigida, e considerare il vostro obiettivo raggiunto solo se la scadenza viene rispettata.

Detto così significa dire tutto e dire niente. 

Vediamo come si applicano allo studio ad esempio.

Sarà capitato a tutti, come dicevo nel punto 3, di essere spaventati dalla quantità di tempo necessaria per effettuare un’attività come lo studio, e di rimandarla all’infinito.

Questo accade perché nella nostra testa spesso non abbiamo in mente quanto tempo dedicare a quell’attività, perciò la percepiamo come infinita.

Personalmente quando mi capita, decido di dedicarle una “scatola” di tempo, anche breve (ad es. 30 minuti), ma intensa.

So che dopo quei 30 minuti svolti seriamente potrò tornare a fare qualcosa che mi rilassa di più.

In questo modo non solo risparmio tempo perché ho impiegato 30 minuti ad un’attività importante e non dovrò studiare quelle cose nella prossima sessione di studio, ma ho battuto anche un altro acerrimo nemico della nostra generazione:

La procrastinazione.

Se avessi dato retta alla mia mente, non avrei mai iniziato a studiare quelle pagine perché ero troppo spaventato dallo stare seduto per chissà quanto tempo su una sedia.

In questo modo invece, non solo ho iniziato, ma spesso mi sento così soddisfatto della mia forza di volontà che allungo la scatola di tempo di altri 10 minuti, aggiungendo un altro paragrafo a quello che ho già studiato.

Insomma, dove sta scritto che ogni attività deve durare per forza un numero indefinito di ore?

7. UTILIZZARE I WEEKEND (CON MODERAZIONE)

Non mi prendete per pazzo.

Sono il primo a santificare il fine settimana e a sfruttarlo per divertirmi alla grande.

Siamo giovani, se non lo facciamo adesso quando dovremmo farlo?

Detto ciò, sono anche dell’idea che alcuni momenti del weekend possono essere usati per alleggerire il carico di lavoro della settimana successiva, oppure per terminare qualcosa che abbiamo lasciato da parte nel corso della settimana stessa.

Andiamo alla ciccia, come piace a noi di start2impact.

Venerdì sera, sacrosanta uscita con gli amici.

Qualcuno rientra presto, qualcun altro un po’ più tardino.

Il mio consiglio è usare il sabato mattina per riposare mente e corpo come si suol dire.

Se volete dormire qualche ora in più del previsto, fatelo senza problemi.

Potrete svolgere altre attività il pomeriggio.

E se il pomeriggio non avete tempo mi state dicendo?

Semplice, svegliatevi un po’ prima, ma comunque dopo rispetto alla vostra routine settimanale.

Potrete svolgere i vostri impegni di mattina e rilassarvi nel pomeriggio.

Per quanto mi riguarda, trovo fondamentale dormire anche una sola ora in più nel weekend, perché sembra come se il mio corpo e la mia mente percepissero una settimana di riposo invece che una sola ora.

Ovviamente ci sono persone che hanno bisogno di dormire meno, magari la loro valvola di sfogo è un’altra.

L’importante è trovarla per fare in modo che vi sentiate 10 volte più rilassati e liberi da qualsiasi tensione.

Detto ciò, a meno che non siate dei robot, è normale che prima o poi arriverà quella sensazione di ansia e sensi di colpa dovuti al fatto che avete riposato.

Avete presente quel peso che sembra dire “Devi fare qualcosa, devi fare qualcosa”?

Esattamente quello.

Per risolvere questo problema, utilizzo solitamente (sia di sabato che di domenica) le ore immediatamente successive al pranzo.

Invece di dormire o affondare la forma del mio corpo sul divano come fanno molte persone, arrivo già riposato e posso studiare, oppure posso terminare qualche attività lasciata incompiuta.

Come potete notare, non serve sacrificare tutto il weekend.

Se il lavoro durante la settimana è stato svolto bene a volte non c’è nemmeno necessità di utilizzarlo.

Diviene quindi importante qui oltre che gestire il tempo, farlo anche con le proprie energie.

Conclusione

Queste erano le tecniche di gestione del tempo scelte da me e dal team di start2impact per cercare di riuscire a fare tutto.

Tenete sempre conto che questi non sono comandamenti da seguire alla lettera. 

Potreste non trovarvi bene con qualcuna di loro, come potreste innamorarvene.

Ogni giorno noi cerchiamo di sperimentare nuove tecniche, e consiglio anche a voi di farlo.

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