Creare un ufficio in casa: 5 tips facili e veloci

Al giorno d’oggi, specie in questo periodo, moltissime persone lavorano in smart working, trovandosi nelle condizioni di dover creare un ufficio in casa.

Il lavoro da remoto non presuppone vincoli d’orario o spaziali, ma obiettivi o cicli o fasi da processare mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro.

Vista da questo punto di vista sembra davvero una figata atomica (e lo è), ma quando l’azienda per cui lavoravo mi ha chiesto di testare questa nuova modalità, ammetto che inizialmente ho dovuto affrontare alcune difficoltà e tante perplessità.

La prima è stata: dove lavorerò?

Domanda assolutamente non banale, visto che in molti casi, tra cui il mio, si abita in case condivise con altre persone o addirittura con la stanza condivisa.

Ho scartato sin dal principio l’idea di lavorare in bar o aree studio (anche se fa davvero, ma davvero figo) e ho optato per rimanere in casa.

Però mi sono resa conto, sin da subito, che questo significava imparare a gestire al meglio il mio tempo ed il mio spazio.

Volevo che tutto fosse funzionale e aiutasse la mia produttività, quindi ho deciso di tirarmi su le maniche e creare il mio spazio per lavorare al meglio.

Se hai letto fin qui probabilmente è perché interessa anche a te sapere come creare un ufficio in casa tua.

Quindi, bando alle ciance, ti svelo subito le mie 5 tips per creare un ufficio in casa senza impazzire o essere Interior Designer!

1. Trova il tuo spazio seguendo la luce

In fotografia si dice sempre: “cerca la luce”. Ecco, fai lo stesso!

Trova all’interno della tua casa uno spazio vicino ad una finestra per poter avere tutto il beneficio della luce naturale.

La differenza tra questa fonte di luce e quella artificiale è sostanziale e non lo dico solo per il risparmio in bolletta.

La luce che proviene dalla finestra dà calore e una positività diversa rispetto a quella artificiale.

Se non riesci a trovare l’angolazione giusta per non rimanere accecato durante le giornate di sole considera di installare una tenda parasole.

(Ancora meglio se si può telecomandare)

Questo ti permetterà di risolvere definitivamente il problema per tutto il giorno e in tutte le stagioni dell’anno.

Capisco che non in tutti i casi sia possibile avere questo plus.

Pensa che io ho dovuto barattare la mia scrivania attaccata al muro con quella della mia coinquilina in una posizione perfetta rispetto la finestra.

Te lo giuro, non è stato facile!

Ma non demordere.

Fidati, è fondamentale avere un posto luminoso e soprattutto che ti allontani da quello che è la tua vita quotidiana, poiché potrebbe distrarti.

Se vuoi davvero costruire il tuo spazio di produttività e creare un ufficio in casa tua, questi sforzi ne varranno la pena!

2. Circondati di colori (ma non troppi) e di mobili ad hoc

Ok, hai trovato il tuo posto!

Ora passiamo a due aspetti non secondari per sentirti al meglio nel tuo nuovo ufficio a casa.

I colori e i mobili.

Dimenticati per un secondo il tuo colore preferito e pensa ad un colore che ti fa sentire bene. Ecco! Quello è il colore giusto per te.

Non ti nego che esistono importanti studi su questo argomento (dai un’occhiata a questo articolo sulla psicologia dei colori ).

Se vuoi creare il tuo ufficio a casa devi sapere che ogni luogo ha bisogno di pareti e arredamento di un determinato colore per esprimere al meglio la propria storia.

Sorvoliamo sul colore per eccellenza per pareti (il bianco) e riempiti di azzurro!

Questo colore riesce a infondere un profondo senso di armonia, ma anche di produttività.

Non dimenticare, inoltre, di aggiungere un punto di verde con qualche pianta da tenere vicino o sulla scrivania, che ricorda la natura e tranquillizza ogni animo.

Io ho messo sulla mia scrivania una sanseveria: una pianta di bell’estetica, ma soprattutto sembrerebbe che abbia la capacità di contrastare le radiazioni provenienti da attrezzature elettroniche.

Per quanto riguarda i mobili, scegli quelli che più ti piacciono, ma soprattutto che siano comodi e funzionali.

Come puoi saperlo?

Provandoli ovviamente!

Ricrea al negozio di mobili una tua giornata tipo alla scrivania e fai tutte quelle azioni che faresti durante il lavoro.

Questo di permetterà di capire concretamente come creare il tuo ufficio a casa, passo dopo passo.

3. Suddividi lo spazio in aree di utilità

Ora che il camion ha scaricato tutti i mobili e il pittore ha lasciato la fattura, probabilmente starai leggendo il consiglio numero 3 e ti starai chiedendo: “Ma sta roba che cosa vuol dire? La mia area di utilità è la scrivania e metterò tutto qua.”

Na, na!

Questo è quello che pensavo anche io, “metto tutto sulla scrivania e via”.

Questa modalità trasformerà il tuo piano di lavoro in un magazzino di roba inutile, che spesso cadrà a terra o creerà un’enorme confusione.

Grazie ad un workshop di Elle Active a cui ho partecipato l’anno scorso, ho finalmente scoperto il metodo della suddivisione in aree di utilità per non farmi impazzire più.

Le aree di utilità sono 3:

1. La centrale: considera praticamente la zona dove poggiano le tue mani sulla scrivania;
   
2. La limitrofa: comprende tutto il piano di lavoro escludendo l’area centrale;
   
3. La periferica: esce dalla scrivania fino all’infinito.

Occhio, se vuoi creare un ufficio in casa in modo pratico e renderlo più produttivo possibile, sarà importante seguire questi suggerimenti.

Nell’area centrale deve essere posizionato lo strumento con cui passiamo più tempo in assoluto.

Nel mio caso, ma penso che sia anche nel tuo, si tratta del computer.

Nell’area limitrofa posiziona esclusivamente gli strumenti che utilizzi molto spesso.

La risposta: “Mi serve tutto” non è valida!

Io per esempio tengo vicino a me il cellulare, visto che spesso devo fare/ricevere chiamate.

Una tazza di tè fumante, ma non il bollitore; poiché averlo lontano mi permette di prendermi quelle sane pause per sgranchire le gambe.

E, per ultimo, un supporto per poter collegare più periferiche contemporaneamente al pc per velocizzare il lavoro. (Ne hai bisogno anche tu? Dai un’occhiata qui)

Nell’area periferica dovrai mettere tutte quelle cose che usi molto raramente.

Ripeto… la risposta: “Ma a me serve tutto! Come faccio?” Non è valida.

Non stampi molto? Allora posiziona la stampante lontana dalla scrivania o meglio in un’altra stanza, per poterti dare l’occasione di fare due passi.

Devi archiviare dei documenti a fine giornata? Stesso ragionamento!

Allontana dalla tua zona operativa tutto quello che usi sì e no.

Vedrai che ti sentirai meglio e, in questo modo, potrai creare un ufficio in casa fatto su misura per te!

4. Tieni in ordine e pulito

Regola aurea per vivere al meglio uno spazio (specie un ufficio in casa) è tenerlo pulito ed in ordine.

Spesso crediamo di non avere tempo per badare a queste cose, ma ricordati sempre che uno spazio sgombro ha il potere di rendere anche la nostra mente più sgombra per poterci dedicare al meglio al nostro lavoro.

Qui mi viene in aiuto una persona che su questa filosofia ci ha creato una carriera.

Di chi sto parlando?

So che la conosci perché sono quasi sicura che hai guardato i suoi video su YouTube per far stare tutte le tue cose in trolley sempre più piccoli.

Se anche questo non ti dice niente, ti presento ufficialmente Marie Kondo e il suo libro “Il magico potere del riordino. Il metodo giapponese che trasforma i vostri spazi e la vostra vita” che spero possa essere anche per te grande fonte d’ispirazione.

Da Marie ho scoperto che si perdono meno oggetti se sono riposti in contenitori divisi per scomparti.

È utile perché darai così una “casa” ad ogni strumento che usi durante la giornata lavorativa.

Bisogna solo farci l’abitudine, ma vedrai che poi non riuscirai più a stare senza.

Per ispirarti dai un’occhiata al sito di Muji per trovare il contenitore più adatto alle tue necessità.

Ricordati però che l’ordine e la pulizia non devono essere solo sulla scrivania, ma devono esserci anche nel tuo strumento per eccellenza.

Il tuo pc!

Come ti fa sentire un desktop pieno di cartelle fitte fitte?

A me malissimo, non so te.

Utilizza un hard disk esterno dove riporre tutte le tue cartelle di lavoro.

È utile perché:

• Separi il tuo lavoro dal tuo pc personale;
  
• Ti obbliga a tenere in ordine e pulito, dato che non puoi lasciare documenti in giro;
  
• Ti permette di avere uno storico preciso di tutte le tue attività.

Se questo metodo per te è impossibile, usa delle immagini desktop che per essere chiare non devono essere coperte da elementi esterni (tipo cartelle o documenti).

Io per esempio ho sul mio Mac tanti sfondi divertenti e dato che voglio godermeli totalmente mentre lavoro (e a volte farmi qualche risata), mi impongo di togliere qualunque cosa sia di intralcio.

Qui sotto la mia immagine desktop mentre sto scrivendo questo post.

5. Tieniti vicino ciò che ti fa stare bene

Ho lavorato per alcuni anni in un ufficio dove era severamente vietato personalizzare la propria postazione.

Tutti avevano gli stessi strumenti messi nello stesso posto ed a fine giornata veniva richiesto di riporre tutto quello che era stato usato perché la postazione doveva rimanere totalmente pulita.

Sicuramente è stata una bella palestra per creare una forma mentis incline all’ordine e alla pulizia.

Ho sperimentato poi anche uffici dove non vigevano ferree regole sulla propria postazione e personalmente mi sono trovata meglio, dato che potevo esprimere la mia personalità e portare con me qualcosa che mi facesse stare bene.

Nel momento in cui devi creare il tuo ufficio in casa, ovviamente, puoi scegliere tu!

Molti studi promuovono la presenza di quadri con paesaggi naturali per distaccare l’attenzione un momento e ripartire più carichi.

Altri, invece, propongono quadri o illustrazioni con linee curve per distendere i nervi e dare pace.

Ma, come indicato anche da questi studi, queste sensazioni non sono uguali per tutti.

Quindi, devi trovare quello che fa bene a te!

Citazioni da appendere al muro, quadri, cartoline, foto…

Tutto ciò che ti può far stare bene o rilassarti tienilo vicino a te e soprattutto a portata di occhio.

Io per esempio ho deciso di appendere al muro un poster che raffigura “La notte stellata” di Van Gogh.

Mi rilassa e mi fa sentire bene quando lo guardo.

Bene, abbiamo concluso questa carrellata di tips per creare un ufficio in casa e rendere il tuo smart working più produttivo utilizzando lo spazio che ti circonda.

Spero che i miei consigli ti siano stati d’aiuto!

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